Un système de gestion de documents (DMS) est une application logicielle qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer, partager et modifier des documents numériques via un réseau informatique. Il peut être utilisé pour gérer des documents texte, des documents audio, des documents vidéo, des fichiers binaires et des images.
Les systèmes de gestion de documents offrent des fonctionnalités pour faciliter le partage et la collaboration entre les utilisateurs. Il peut être configuré pour partager des documents avec des utilisateurs spécifiques, des groupes ou des membres d’une organisation. Les systèmes de gestion de documents peuvent être intégrés à d’autres systèmes informatiques tels que des systèmes de gestion des relations clients (CRM) et des systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM).
Un système de gestion de documents permet aux utilisateurs de stocker des documents dans un espace centralisé et sécurisé. Les documents peuvent être organisés à l’aide de métadonnées et de tags, ce qui permet aux utilisateurs de rechercher et de trouver facilement des documents spécifiques. Les systèmes de gestion de documents peuvent être configurés pour contrôler l’accès aux documents et éviter les modifications non autorisées. Les systèmes de gestion de documents peuvent également être configurés pour surveiller l’utilisation des documents et pour générer des rapports sur l’utilisation et l’accès aux documents.
